CR de l'AGE du  27/11/2021

 

La séance est ouverte à 18h30. Après avoir déclaré la réunion ouverte, le Délégué Général, Jean-Jacques SANTAIS   fait le point des membres participant à cette réunion.

 

Présent(e)s:  Françoise BARDOT, Jean-Jacques SANTAIS, Pierre DEVAUX, Jean-Marc COURROUX, Philippe FAYOLLE, Jean Charles BRETON, René ANDRE, Patrice PERRIN, Jean Luc PERROT, José Manuel BOISSINOT, Michel BERNARDON, Alain GIROUSSE, Mme GIROUSSE, Marie Christine BEAUFRERE, Monsieur et Madame GUILLEMAIN Fabien CORDIER (17).

 

Madame CUSIN PANIT, Maire de Hérisson

Monsieur Fabien LESPINASSE, Conseiller Municipal.

 

Ont donné un pouvoir: Jean Pierre MONCADE, Christine RIGO, Hubert BEAUFRERE, Pierre  LACHASSAGNE et Madame, Monsieur et Madame ROCHE, Roselyne BRETON, Mme ANDRE, Ingrid COURROUX, Annie REGOND, Jean Yves BOURGAIN, Brigitte SERVEAUX, Eric THIEBAUT, Jean Michel PLAT, Martine PLAT, Françoise DENIZET, Christian DELAGE (18).

 

Ce point d'ordre étant réglé, il donne la parole à la Présidente pour le point N° 1 de l'ordre du jour

 

1- RAPPORT D'ACTIVITE ( depuis le 28 août 2021: date de prise de fonctions de la Présidente)

 

Pièce Jointe N°1

 

A la fin ce cet exposé précis et argumenté, Le Président de séance demande s'il y a des demandes ou des compléments d'information à apporter,  des questions à poser. Aucune demande n'est formulée.

Le rapport d'activité est adopté à l'unanimité.

 

2- Perspectives 2022: Mandat à donner à la Présidente pour ouvrir des discussions avec la Municipalité. Objectif: conclure une convention pluriannuelle entre SCH et la Commune de Hérisson

 

Pièce jointe N°2

 

A la fin de cet exposé, Madame le Maire intervient pour  apporter les précisions suivantes:

 

a) La convention de 2014 a été remplacée par la convention de 2015, au motif que certains paragraphes  de cette convention ne passaient pas le contrôle de légalité du Préfet;

b) La convention de 2015 venait à échéance en avril 2021. SCH n'en a pas demandé le renouvellement.

 

Madame le Maire ne précisant pas  à ce stade ses intentions par rapport à l'ouverture de discussions demandée par Mme la Présidente pour conclure cette nouvelle convention, Monsieur GIROUSSE intervient pour obtenir une réponse claire et sans ambiguïté . Madame le Maire répond que ces discussions s'engageront en janvier 2022.

 

Il est procédé à un vote:

 

 Mandat est donné à l'unanimité à la Présidente et au Délégué Général 

d'ouvrir des discussions avec Mme Le Maire pour conclure une nouvelle convention pluriannuelle (sur la base de la convention de 2014).

 

Madame la Présidente s'engage à convoquer une AGE pour rendre compte aux adhérents  de l'état d'avancement des discussions qui vont s'ouvrir et l'autoriser à signer une convention.

 

 

3- Election de nouveaux Administrateurs

 

Pièce jointe N°3

 

Après  ces explications techniques,  les votes sont organisés.

 

a) Sont élus administrateurs à l'unanimité:

 

- Marie Christine BEAUFRERE

-Annie REGOND

 

b) A l'unanimité, la nomination du Délégué Général est confirmée

 

c) A l'unanimité, autorisation est donnée à  Mme la Présidente de procéder à la nomination des chargés de Mission, telle que précisée dans l'exposé préliminaire.

 

d) A l'unanimité, autorisation est donnée à Mme la Présidente de mettre en place un Groupe de Travail(GT) pour modifier les statuts. La constitution de ce GT et son animation seront confiés à Mme la Secrétaire.

 

L'Ordre du jour étant épuisé, Mme la Présidente propose de lever  la séance. Il est 19 heures 30.

 

 

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

SANS OBSERVATIONS OU DEMANDES DE CORRECTION DE VOTRE PART AVANT LE 27 DECEMBRE 2021, CE PROCES VERBAL SERA ADRESSE A TOUS LES ADHERENTS.

 

Bon noël à toutes et à tous

                   Perspectives 2022 : convention pluriannuelle SCH/Mairie de Hérisson

 

Nous avons inscrit ce point de l’ordre du jour avec un point d’interrogation. Volontairement, ce n’est pas une faute de frappe.

Nous sommes en interrogation et dans l’incertitude.  SCH se trouve à la croisée des chemins 

 

 Quelques rappels

 

Jusqu’en 2014, SCH bénéficiait d’un bail emphytéotique.

En 2014, Monsieur LECUYER a souhaité mettre fin à ce bail et y substituer une convention pluriannuelle (terme de six ans) à reconduction tacite.

En 2015, cette convention a été remplacée par une nouvelle convention à reconduction expresse.

En 2021, cette convention a été dénoncée par la Mairie

 

Il est important à ce stade de préciser que nous ne disposons que de peu d’informations, hormis les conventions elles -mêmes. 

Exemple : le PV de l’AG du 25 avril 2015 mentionne : « Monsieur le Maire et le Président ont mis en place la convention pendant l’année 2014. Elle sera d’ailleurs améliorée dans le courant des semaines à venir. Par cette convention, la commune est le maître d’ouvrage et SCH devient maître d’œuvre ».

En guise d’améliorations, avec la convention de 2015, l’Association perd :

  •  La délégation qu’elle avait sur une partie de la maîtrise d’ouvrage

  • La totalité de la maîtrise d’œuvre

Et ne conserve que la recherche des financements (qui viennent en complément des financements publics) et l’animation du site. 

Cette convention était à reconduction expresse. Elle a été dénoncée par la Mairie en 2021.

 

 Notre objectif : Rédaction d’une convention pluriannuelle (base : convention de 2014)

Aujourd’hui, aucune convention ne lie SCH avec la Commune.

En conséquence, nous allons demander à l’AGE de donner mandat à la Présidente pour saisir officiellement la Commune d’une demande d’ouverture de discussions avec pour objectif :

  • La rédaction d’une convention pluriannuelle (reprise améliorée  de la convention de 2014).

 ELECTION  DE NOUVEAUX ADMINISTRATEURS

 

Sont actuellement membres du Conseil d’Administration :

Françoise BARDOT, Présidente

Philippe FAYOLLE

Jean Marc COURROUX

Pierre DEVAUX, trésorier

Rudy HOLIERLIK

 

NB. Rudy HOLIERLIK n’a pas renouvelé son adhésion à l’association.

 

Candidatures reçues

Michel BERNARDON

Jean Jacques SANTAIS

Patrice PERRIN

Jean Charles BRETON

René ANDRE

Annie REGOND

Jean Yves BOURGAIN

Marie Christine BEAUFRERE

José Manuel BOISSINEAU

Fabien CORDIER

 

Avant de passer au vote, il est nécessaire d’apporter une précision statutaire.

L’article 2 modifié (AGO du 27 juillet 2012) précise que « l’Association est administrée par un Conseil d’Administration composée de 3 membres au moins et de 24 au plus, choisis parmi les membres actifs majeurs ayant au moins un an d’ancienneté en qualité d’électeur à l’Assemblée ».

Un certain nombre de candidatures au CA ne remplit pas cette condition. Ces candidatures ne seront donc pas proposées aujourd’hui au vote des adhérents.

Pour contourner cette difficulté qui ne sera que temporaire, je propose à l’Assemblée d’adopter une triple démarche qui se déclinera comme suit :

 

  1. Confirmation de la nomination d’un Délégué Général (Jean Jacques SANTAIS) auprès de Mme la Présidente ;

  2.  Autorisation donnée à Mme la Présidente de nommer des chargés de mission

 

A l’issue du Conseil d’Administration qui suivra cette AGE, je procèderai à la nomination de chargés de mission :

 

  •  Auprès de la Présidente : M. José Manuel BOISSINEAU (en charge de la communication externe et de la mise en place d’un site informatique) 

  •  Auprès du vice-président, Président de la Commission Travaux (Mrs. René ANDRE, Patrice PERRIN, Jean Charles BRETON)

  • Auprès du Vice-Président, chargé de la Sécurité du site et de son animation (M. Fabien CORDIER, de BELLUM JUSTUM)

  • Auprès du Conseil scientifique (M. Jean Yves BOURGAIN)

 

  1. Mise en place d’un groupe de travail pour modifier les statuts.

 

Je proposerai qu’il soit animé par le Secrétaire Général

RAPPORT D’ACTIVITE (DEPUIS LE 28 AOÛT 2021)


 

 Merci de me demander d’introduire cette réunion en présentant le rapport d’activité de notre Association depuis ma prise de fonction le 28 août 2021.)

Je voudrai d’abord vous dire mon émotion à succéder à mon mari aujourd’hui décédé qui a créé cette Association.

Ma surprise aussi d’avoir succédé à Monsieur LECUYER lors du dernier CA. Je savais comme vous tous et toutes son souhait de se trouver un successeur, de préférence de moins de cinquante ans.  Avec moi, c’est raté. Je savais qu’il avait pressenti Gilbert CAMPO, que ce dernier avait pris contact avec un administrateur sortant pour le poste de premier vice-Président. Que tout était réglé en sorte. Surprise donc d’entendre Gilbert CAMPO décliner cette proposition, en invoquant le climat de la dernière réunion du bureau de l’Association avec le Maire et ses adjoints.

Personne ne proposant sa candidature, j’ai donc décidé de me porter candidate à ce poste et vous m’avez élue à l’unanimité.

Après ce vote, Monsieur LECUYER a invoqué son manque de disponibilité pour refuser la passation de pouvoirs et proposé le mois d’octobre pour le faire. A ce jour, aucune passation n’a été faite.

Enfin, il m’a informée de l’engagement ferme qu’il avait pris avec DARTAGNANS pour participer à l’opération « Nuit des châteaux » fin octobre 2021. Sans plus de détail, sans dossier et sans documentation.

 

Quel était l’état des lieux à ma prise de fonction :

  • Pas de passage de témoin. A ce stade, je voudrai remercier Mme DENIZET qui nous a remis la documentation en sa possession et s’est efforcée de répondre à nos sollicitations ;

  • 12 adhérents à jour de cotisation ;

  • Un CA réduit à 5 administrateurs (FAYOLLE, COURROUX, DEVAUX, HOHERLIEK et BARDOT), suite à la démission de 7 administrateurs sortants

  • Un bureau réduit à 2 membres. Merci à Pierre DEVAUX de continuer sa tâche jusqu’à la prochaine AGO de juin 2022.

  • Un engagement pour organiser notre participation à l’opération « Nuit des Châteaux ».

  •  

Dès le lendemain, j’ai défini les priorités :

  1. Respect de l’engagement de mon prédécesseur avec DARTAGNANS

  2. Engagement d’une campagne d’adhésions dès le 21 octobre 2021

  3. Convocation d’une AGE courant novembre pour compléter le CA et le Bureau.

 

  1. ORGANISATION DE L’OPERATION « NUIT DES CHÂTEAUX »

 

Nous avons pris contact avec DARTAGNANS dès le lundi 30 août suivant. Ils nous ont proposé de nous remettre la maquette rédigée par Monsieur Lecuyer. Il était écrit que « pour la première fois, les tours illuminées du château seraient accessibles au public ». 

A posteriori, on s’est rendu compte que le Président sortant s’était écarté de la feuille de route que lui avait donné le CA du mois d’avril 2021 organisé en visioconférence.

Pour autant, nous n’ignorions pas que les tours n’étaient pas sécurisées. Notre priorité pour honorer cet engagement était de procéder à une sécurisation provisoire de la tour de l’escalier. Il n’était pas question à ce stade de sécuriser la tour de la glacière. 

Rapidement, on a recherché une solution avec des entreprises acceptant d’intervenir bénévolement.

Une date d’intervention a été arrêtée pour les 3 et 4 octobre 2021.

Parallèlement, on s’est rapproché de la Mairie pour lui exposer notre projet. Le premier contact a été assez rude. On ne pensait pas possible de réaliser ces travaux et d’obtenir une certification par un organisme agréé dans un laps de temps aussi court.

Comme dirait Monsieur Perche, on s’est obstiné et on a obtenu un rendez-vous avec la Maire et ses adjoints le 24 septembre dernier. Nous lui avons exposé notre projet et Madame le Maire a accepté de présenter ce dossier au conseil municipal du 11 octobre. Impossible de réduire ce délai.

Présenté au conseil donc, ce projet a été validé à l’unanimité. 

Les travaux ont donc pu être entrepris le week-end précédent cette opération et l’organisme agréé (APAVE) a certifié la conformité de ces travaux, permettant à la Mairie d’autoriser cette manifestation.

Cette manifestation a connu un réel succès : 90 personnes sont montées dans la tour de l’escalier en moins de quatre heures.

Un seul regret : que la presse ait diffusé une fausse information, en l’espèce l’ouverture de la tour de la glacière. A notre demande, cette information a été démentie.

Une immense satisfaction : l’implication d’entreprises bénévoles sur leur temps libre. Qu’ils soient tous remerciés (PERRIN, COURROUX, BRETON) ainsi que les bénévoles (FAYOLLE, BOISSINEAU, FERON et BONNIN).

Cette opération accuse un déficit de 800€ (1600€ de dépenses :  matériaux, torches et visite APAVE

Recettes 800€).


 

 2- Campagne d’adhésions et convocation d’une Assemblée GENERALE EXTRAORDINAIRE (AGE)

 

Le 24 septembre 2021, nous avons fait valoir l’impossibilité de rencontrer la Mairie pour discuter des termes d’une nouvelle convention, au regard de la situation dans laquelle se trouvait l’Association.

Qu’il fallait au préalable procéder à une campagne d’adhésions de façon à :

  1.  Pouvoir convoquer une AGE en novembre pour compléter le CA et le Bureau

  2. Obtenir un mandat des adhérents pour entamer les discussions avec la Mairie.

Nous y sommes.

Nous enregistrons à la date du 26 novembre au soir 62 adhérents. Nous avons privilégié le mode informatique et ce sera dorénavant notre mode de fonctionnement. Que ceux qui n’ont pas pu être contactés nous en excusent ! Nous nous nous efforcerons d’aller vers eux pour trouver le moyen de les rattacher à notre structure.

Nous nous fixons comme objectif d’atteindre cent adhérents pour la prochaine AGO qui pourrait se dérouler à la mi-juin 2022.

Le moment est venu de rencontrer la municipalité pour discuter d’une convention pluriannuelle.

Ces discussions, nous voulons les engager dans un climat de confiance et de respect mutuel. Comme nous le faisons actuellement avec tous nos partenaires (DRAC, Fondation du patrimoine notamment).

Dans un esprit de responsabilité partagé. Nous avons pour habitude de toujours dire ce que nous faisons et de faire ce que nous disons.

Comme nous avons pu le dire à Madame le Maire le 24 septembre dernier, nous souhaitons engager cette concertation sur la base de la convention de 2014. 

  • Cette convention est bien équilibrée,

  •  Elle fixe les droits et obligations de chaque partie (partage de la maîtrise d’ouvrage, élaboration des dossiers, préparation des appels d’offre, suivi et réception des travaux) 

  • Et introduit les verrous de contrôle nécessaires (accord de la DRAC, accord du CA de SCH et accord du Conseil Municipal). Ces trois accords sont indispensables pour faire avancer un dossier.

Pour clore ce rapport moral, et ce point est primordial, puisqu’il déterminera la prise des décisions au sein de notre Association :

 Toute décision ou projet d’importance sera soumise, après le vote en CA, à l’ approbation des adhérents lors d’une AGO ou AGE. L’adhérent doit être au cœur de notre action.